Políticas de Privacidad

POLITICA DE USO Y PROTECCION DE DATOS BRAIN MASTER GROUP SAS NIT. 901707794-3

La presente política de uso y protección de datos se basa en la ley 1581 de 2012, que vincula a las empresas como garantes de los datos de los usuarios, empleados, proveedores y vinculados en general.

Según el artículo 1 de la ley 1581 de 2012 el objeto de la ley es desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.

La presente política tiene como finalidad dar cumplimiento de obligaciones específicas frente al manejo de información personal, como son: i) solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por los titulares para el tratamiento de su información personal y de la información que debe suministrársele a estos, ii) contar con una política de tratamiento de información personal que debe estar disponible para los titulares y iii) contar con un aviso de privacidad, cuando no sea posible poner a disposición de los titulares directamente, la política de tratamiento.

De acuerdo a la ley 1581 de 2012 en su ARTICULO 3. Se determina las siguientes definiciones:

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos ylo el Tratamiento de los datos.

f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

La presente política se rige bajo los principios constitucionales y los enmarcados en la ley 1581 de 2012 en su articulo 4 que se aplicaran de manera armónica e integral de la siguiente manera:

a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente leyes una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, ' expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.

g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

OBJETIVO: el objetivo principal de la presente política es establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales tratados por LA SOCIEDAD BRAIN MASTER GROUP SAS.

ALCANCE: Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de LA SOCIEDAD BRAIN MASTER GROUP SAS, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.

OBLIGACIONES: Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para LA SOCIEDAD BRAIN MASTER GROUP SAS.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: LA SOCIEDAD BRAIN MASTER GROUP SAS, Persona jurídica, identificada con el 901707794-3, con domicilio principal en la de la ciudad de CALI, República de Colombia. Página xxx correo: gerencia@brainmasterco.com , Teléfono: xxx (en la ciudad de CALI

AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: Es el consentimiento que da cualquier persona para que las empresas o personas responsables del tratamiento de la información, puedan utilizar sus datos personales. Para que esto se pueda hacer, la organización responsable del tratamiento de los datos debe adoptar procedimientos internos para solicitar la autorización al titular, a más tardar en el momento de la recolección de su información. La ley es clara cuando asegura que es necesario “el consentimiento previo, expreso e informado del titular”, es decir, que el dueño de la información apruebe y sepa para qué y cómo se utilizará dicha información. Además, tal autorización debe estar disponible para consultas posteriores.

TRATAMIENTO Y FINALIDAD: LA SOCIEDAD BRAIN MASTER GROUP SAS, recolectará los datos que sean necesarios para los fines autorizados por el titular, siempre que el tratamiento sea con un fin legítimo y proporcional a la relación del titular con la empresa. El tratamiento que realizará LA SOCIEDAD BRAIN MASTER GROUP SAS, con la información personal será el siguiente, de acuerdo a la relación de cada titular con la empresa:

Tratamiento y finalidad de datos personales de los clientes

El tratamiento de los datos personales de los clientes de la empresa BRAIN MASTER GROUP SAS, se sujetará a lo establecido en la presente política, y se tendrá en cuenta la relación comercial y civil que se causen por la relación establecida entre las partes.

Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de los cliente son las siguientes:

Realizar las gestiones comerciales y administrativas necesarias
Remitir las comunicaciones comerciales publicitarias por email, en caso de que el Usuario haya consentido expresamente al envío de comunicaciones comerciales por vía electrónica
Responder a las consultas y/o proporcionar informaciones requeridas por el Usuario;
Realizar las prestaciones de servicios y/o productos contratados o subscritos por el Usuario
Utilizar sus datos para contactarle, tanto por vía electrónica como no electrónica, para obtener su opinión sobre el servicio prestado
Notificarle cambios, desarrollos importantes de la política de privacidad, aviso legal.
Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la compañía en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el Titular de la información.
Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y servicios.
Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos).
Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos
Suministrar información de contacto a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, investigación de mercados
Contactar al Titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual.
Contactar al Titular a través de medios electrónicos – SMS o chat para el envío de noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejora de servicio.
Contactar al Titular a través de correo electrónico para el envío de extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre las partes.

Tratamiento y finalidad de datos personales de los empleados

El tratamiento de los datos personales de los empleados de la empresa BRAIN MASTER GROUP SAS se sujetará a lo establecido en la presente política, y solo podrán ser utilizados en cumplimiento de la normatividad laboral vigente, para el correcto desarrollo de las obligaciones derivadas del contrato laboral celebrado entre las partes, o en los eventos en que se cuente con la autorización expresa del titular.

Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de los empleados son las siguientes:

Permitir el ejercicio de sus derechos como empleado, establecidos en el Código Sustantivo del Trabajo y en las demás normas aplicables a la materia;
Enviar información de la empresa, como requerimientos, información, citación a capacitaciones, productos nuevos entre otros.
Emitir certificaciones relativas a su condición de empleado de la empresa, tales como certificados de ingresos y retenciones, constancias laborales, entre otros;
Los datos suministrados por los interesados en las vacantes de la empresa BRAIN MASTER GROUP SAS y la información personal obtenida del proceso de selección, se limita a la relacionada con su participación en el mismo; por tanto, su uso para fines diferentes está prohibido.
Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas con el Titular de la Información, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o según lo disponga la ley (en caso de que se trate de empleados de la organización).

Los datos correspondientes a personas cuya relación laboral ha finalizado, se continuarán almacenando para los fines autorizados y bajo las mismas condiciones y niveles de seguridad.

Tratamiento y finalidad de datos personales de proveedores y contratistas

Los datos personales de los proveedores y contratistas que sean recolectados, serán utilizados con el fin de seleccionar, evaluar y ejecutar la relación contractual que pueda llegar a surgir entre las partes, buscando un mayor conocimiento del proveedor y contratista, un mejor manejo de la información para la toma de decisiones, transparencia en las relaciones, y efectividad y eficiencia en los procesos.

Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de los proveedores y contratistas, son las siguientes:

Garantizar el correcto cumplimiento y ejecución de la relación contractual;
Enviar invitaciones a contratar y hacer seguimiento a las etapas precontractual, contractual y poscontractual;
Analizar y evaluar la idoneidad y competencias de los empleados del proveedor, en los eventos en que por las características del contrato así se requiera;
Enviar información de la empresa, asi como solicitudes, requerimientos, campañas, ofertas y demás que le sean competentes al proveedor.
Emitir certificaciones relativas a su condición de proveedor, tales como certificados de retención, cartas de recomendación, entre otros;

Tratamiento de datos personales de cualquier persona natural que tenga contacto LA SOCIEDAD BRAIN MASTER GROUP SAS

La información recolectada de personas naturales que no se enmarquen en ninguna de las categorías mencionadas anteriormente, será protegida de acuerdo con lo establecido en la presente política.

TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES: por la actividad comercial que desarrolla LA SOCIEDAD BRAIN MASTER GROUP SAS, no consideramos necesario el manejo de datos sensibles, sin embargo, en el caso de así necesitarlo, se realizara un acta particular donde se explique la finalidad, tratamiento y custodia de los mismos, directamente con el titular del dato sensible.

DEFINICION DE DATO SENSIBLE: según el artículo 5 de la ley 1581 de 2012; se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

DERECHOS DE LOS TITULARES: Como titular de sus datos personales Usted tiene derecho a:

Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.

DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: De acuerdo al artículo 17 de la ley 1581 de 2012, LA SOCIEDAD BRAIN MASTER GROUP SAS, está obligado a :

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS: El gerente legal y suplente SARA MADRIÑAN PALACIO Y FELIPE CASTAÑO VALENCIA, respectivamente, son las personas que tienen a cargo dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos.

Los canales para atender las solicitudes de los titulares pueden ser los siguientes:

Via correo electrónico: gerencia@brainmasterco.com

Via telefónica: 3156960340

Mediante el uso de estos canales se pretende atender de manera rápida y eficiente las solicitudes de los titulares, no obstante, los titulares pueden elevar las solicitudes que consideren pertinentes en cualquier forma que garantice que algún miembro de la empresa pueda tener conocimiento de la misma, y darle el adecuado tratamiento.

PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA: En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, y de acuerdo al artículo 15 de la ley 1581 de 2012, LA SOCIEDAD BRAIN MASTER GROUP SAS, presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos:

Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información:

Nombre completo y apellidos

Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto)

Medios para recibir respuesta a su solicitud.

Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información)

Firma y número de identificación.

El término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de DIEZ (10) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, LA SOCIEDAD BRAIN MASTER GROUP SAS, informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los CINCO (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio –Delegatura para la Protección de Datos Personales-.

MODIFICACIONES DE LA POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

LA SOCIEDAD BRAIN MASTER GROUP SAS, se reserva el derecho de modificar la Política de Protección de Datos Personales con el fin de adaptarla a nuevos requerimientos de tipo legal, jurisprudencial, técnico, y en general, cuando sea necesario para prestar un mejor servicio.

VIGENCIA: La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 1 de diciembre de 2023.

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BRAIN MASTER GROUP SAS

NIT. 901.707.794-3

Representante legal: SARA MADRIÑAN PALACIO

C.C. 1144098683

Correo: gerencia@brainmasterco.com

AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

(para que los clientes, proveedores, contratistas y empleados firmen)

SARA MADRIÑAN PALACIO, representante legal de BRAIN MASTER GROUP SAS, con NIT. 901.707.794-3, será la Responsable del tratamiento y, en tal virtud, podrá recolectar, almacenar, usar para las siguientes finalidades:

Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de los clientes son las siguientes:

Realizar las gestiones comerciales y administrativas necesarias
Remitir las comunicaciones comerciales publicitarias por email, en caso de que el Usuario haya consentido expresamente al envío de comunicaciones comerciales por vía electrónica
Responder a las consultas y/o proporcionar informaciones requeridas por el Usuario;
Realizar las prestaciones de servicios y/o productos contratados o subscritos por el Usuario
Utilizar sus datos para contactarle, tanto por vía electrónica como no electrónica, para obtener su opinión sobre el servicio prestado
Notificarle cambios, desarrollos importantes de la política de privacidad, aviso legal.
Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la compañía en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el Titular de la información.
Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y servicios.
Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos).
Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos
Suministrar información de contacto a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, investigación de mercados
Contactar al Titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual.
Contactar al Titular a través de medios electrónicos – SMS o chat para el envío de noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejora de servicio.
Contactar al Titular a través de correo electrónico para el envío de extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre las partes.

Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de los empleados son las siguientes:

Permitir el ejercicio de sus derechos como empleado, establecidos en el Código Sustantivo del Trabajo y en las demás normas aplicables a la materia;
Enviar información de la empresa, como requerimientos, información, citación a capacitaciones, productos nuevos entre otros.
Emitir certificaciones relativas a su condición de empleado de la empresa, tales como certificados de ingresos y retenciones, constancias laborales, entre otros;
Los datos suministrados por los interesados en las vacantes de la empresa BRAIN MASTER GROUP SAS y la información personal obtenida del proceso de selección, se limita a la relacionada con su participación en el mismo; por tanto, su uso para fines diferentes está prohibido.
Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas con el Titular de la Información, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o según lo disponga la ley (en caso de que se trate de empleados de la organización).

Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de los proveedores son las siguientes:

Garantizar el correcto cumplimiento y ejecución de la relación contractual;
Enviar invitaciones a contratar y hacer seguimiento a las etapas precontractual, contractual y poscontractual;
Analizar y evaluar la idoneidad y competencias de los empleados del proveedor, en los eventos en que por las características del contrato así se requiera;
Enviar información de la empresa, asi como solicitudes, requerimientos, campañas, ofertas y demás que le sean competentes al proveedor.
Emitir certificaciones relativas a su condición de proveedor, tales como certificados de retención, cartas de recomendación, entre otros;

Manifiesto que me informaron que, en caso de recolección de mi información sensible, tengo derecho a contestar o no las preguntas que me formulen y a entregar o no los datos solicitados.

Entiendo que son datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, (como orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos).

DERECHOS DEL TITULAR

Sus derechos como titular del dato son los previstos en la Constitución y en la Ley 1581 de 2012, especialmente los siguientes:

a) Acceder en forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.

b) Solicitar la actualización y rectificación de su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o a aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.

c) Solicitar prueba de la autorización otorgada.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, a menos que exista un deber legal o contractual que haga imperativo conservar la información.

f) Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.

Estos derechos los podré ejercer a través de los canales o medios dispuestos por BRAIN MASTER GROUP SAS, para la atención al público, la línea telefonica 3156960340, el correo electrónico gerencia@brainmasterco.com y las oficinas de atención al cliente en la ciudad de Cali, cuya información puedo consultar en la pagina web https://www.brainmasterco.com/, para la atención de requerimientos relacionados con el tratamiento de mis datos personales y el ejercicio de los derechos mencionados en esta autorización.

Por todo lo anterior, he otorgado mi consentimiento a BRAIN MASTER GROUP SAS con NIT. 901.707.794-3 para que trate mi información personal de acuerdo con la Política de Tratamiento de Datos Personales dispuesta por la empresa en medio electrónico y que me dio a conocer antes de recolectar mis datos personales.

Manifiesto que la presente autorización me fue solicitada y puesta de presente antes de entregar mis datos y que la suscribo de forma libre y voluntaria una vez leída en su totalidad.

Nombre: _____________________________

Firma: __________________________

Identificación: _________________________

Fecha: __________________________

Autorización Para la página web

BRAIN MASTER GROUP SAS con NIT. 901.707.794-3 declara que protege los datos personales de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012. Con la aceptación de esta autorización usted declara que todos los datos aquí contenidos son exactos y veraces. Los datos personales suministrados por usted son utilizados por BRAIN MASTER GROUP SAS con NIT. 901.707.794-3, para la venta y prestación de nuestros servicios, atender peticiones, evaluar la calidad de sus productos y servicios, información comercial sobre nuevos productos o servicios, llevar a cabo campañas publicitarias, promociones o concursos de acuerdo con la política de privacidad que podrá ser consultada en el siguiente Política de Manejo y Tratamiento de la Información y Datos Personales.

BRAIN MASTER GROUP SAS, garantiza la confidencialidad, libertad, seguridad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida de mis datos y se reservan el derecho de modificar su Política de Manejo y Tratamiento de la Información y Datos Personales en cualquier momento. Cualquier cambio será informado y publicado oportunamente en la página web.

Teniendo en cuenta lo anterior, autorizo de manera voluntaria, previa, explícita, informada e inequívoca a BRAIN MASTER GROUP SAS con NIT. 901.707.794-3, para tratar mis datos personales de acuerdo con la Política de Manejo y Tratamiento de la Información y Datos Personales y para los fines relacionados con su objeto social y en especial para fines legales, contractuales, comerciales descritos en la Política de Manejo y Tratamiento de la Información y Datos Personales de BRAIN MASTER GROUP SAS con NIT. 901.707.794-3.

La información obtenida para el tratamiento de mis datos personales la he suministrado de forma voluntaria y es verídica. A través de esta aceptación usted manifiesta haber leído y comprendido la Política de Manejo y Tratamiento de la Información y Datos Personales de BRAIN MASTER GROUP SAS y por ende, acepta libremente el tratamiento que se le dará a sus datos personales, que incluye almacenar, procesar, disponer, así como transferir dichos a las personas naturales o jurídicas de acuerdo con las finalidades y condiciones mencionadas en la Política de Privacidad.

Firma: _________________________________

Nombre: _______________________________

Identificación: _______________________

Fecha: ___________________________________

MANUAL INTERNO DE MANEJO DE DATOS SEGÚN LA POLITICA DE PROTECCION DE DATOS DE LA EMPRESA

1. Disposiciones Generales

El presente Manual tiene por objeto proteger el derecho fundamental de habeas data, así como establecer las directrices y procedimientos necesarios para garantizar el adecuado cumplimiento de lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto reglamentario 1377 de 2013. En virtud de lo anterior, las políticas que acá se establezcan, serán aplicables a los datos personales recolectados directamente por BRAIN MASTER GROUP SAS con NIT. 901.707.794-3, con autorización expresa, previa e informada del Titular de la Información.

2. Identificación

Razón Social: BRAIN MASTER GROUP SAS

Nit 901.707.794-3

Ciudad de Domicilio: Cali

Dirección:

Correo Electrónico: gerencia@brainmasterco.com

Pagina:

Línea Telefónica :

3. Definiciones

Para todos los efectos y de acuerdo con los Artículos Terceros de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013, se entiende por: a.) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales. b.) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. c.) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. d.) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. e.) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. f.) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. g.) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. h.) Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. i.) Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. j.) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. k.) Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. l.) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

4. Principios

El tratamiento de datos personales que haga BRAIN MASTER GROUP SAS, deberá realizarse con base en la aplicación de los principios que aquí se indican y los demás que la normatividad vigente reglamente: a.) Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El tratamiento a que se refiere la Ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen. b.) Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular. c.) Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. d.) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. e.) Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. f.) Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la Ley. g.) Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento a que se refiere la Ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. h.) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma.

5. Tratamiento al cual serán sometidos los datos y finalidad de los mismos

La información que consta en las bases de datos de la empresa BRAIN MASTER GROUP SAS, será tratada bajo los principios de transparencia y legalidad; esto, con la única finalidad de: recolectar, almacenar, administrar, actualizar, procesar, compilar, transferir, usar, sistematizar, contratar, trasmitir, circular, divulgar y/o para realizar cualquier forma de tratamiento de datos personales dados a conocer a BRAIN MASTER GROUP SAS.

De acuerdo con lo anterior y con el fin de que BRAIN MASTER GROUP SAS. pueda mantener y fortalecer las diferentes relaciones comerciales presentes o futuras, así como comercializar a clientes y proveedores todos los bienes y servicios que BRAIN MASTER GROUP SAS. por su objeto social ofrece, la información suministrada, será tratada durante el tiempo que sea necesario y atendiendo siempre a dichas finalidades.

Sin perjuicio de lo enunciado y con base en lo regulado por la Ley, BRAIN MASTER GROUP SAS, podrá entregar a las autoridades competentes la información que aquellas soliciten.

En todo caso, BRAIN MASTER GROUP SAS, velará por el correcto uso de los datos personales recolectados a través de cualquier medio (físico o electrónico), garantizando el cumplimiento de las exigencias legales.

5.1. Tratamiento de los Datos Personales

5.1.1. Datos de carácter público Con base en el literal b del Artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, BRAIN MASTER GROUP SAS, tratará sin previa autorización del titular de información los datos personales de naturaleza pública. Sin perjuicio de lo anterior y con el fin de dar tratamiento seguro a este tipo de datos, BRAIN MASTER GROUP SAS, acatará y cumplirá los principios y las obligaciones emanadas en la Ley.

5.1.2. Datos Sensibles: BRAIN MASTER GROUP SAS, no realizará ninguna clase de tratamiento de datos personales de esta naturaleza salvo las siguientes excepciones que consagra el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012: a.) Cuando el Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por Ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización. b.) Cuando el tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización. c.) Cuando el tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular. d.) Cuando el tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. e.) Cuando el tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

Sin perjuicio de lo anterior, y dando cumplimiento a lo dispuesto en el Artículo 6 del Decreto 1377 de 2013, cuando BRAIN MASTER GROUP SAS, deba recolectar la autorización del titular por el manejo de datos sensibles, BRAIN MASTER GROUP SAS, le informará previamente al titular cuáles de sus datos sensibles serán objeto de tratamiento, la finalidad del mismo y le hará entender que por tratarse de datos sensibles el titular no está obligado a autorizar su tratamiento.

5.1.3. Datos de niños, niñas y adolescentes: Dando cumplimiento a lo dispuesto por el Artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y el Artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, BRAIN MASTER GROUP SAS, dará tratamiento a este tipo de datos siempre y cuando: a.) Responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes. b.) Asegure el respeto de sus derechos fundamentales. En virtud de lo expuesto, BRAIN MASTER GROUP SAS, obtendrá en todo caso la autorización del representante legal o tutor del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

5.1.4. Datos de empleados: La información personal contenida en esta Base de Datos contiene los siguientes datos personales: nombre, apellidos, cédula de ciudadanía, fecha y lugar de expedición, fecha y lugar de nacimiento, edad, sexo, estado civil, lugar de residencia, dirección, teléfono fijo y celular, ciudad, sueldo, fecha de ingreso, fecha de examen médico, AFP, EPS, AFC, los datos de familiares incluidos los niños, niñas y adolescentes en el primer grado de consanguinidad es suministrada por los colaboradores directamente, cargo, nivel de estudios, los datos de la persona a contactar en caso de emergencia, se maneja en la carpeta del colaborador, número de cuenta bancaría para nómina, entidad bancaria y ciudad.

La empresa también recopila los siguientes datos sensibles: Grupo Sanguíneo, Etnia, información referente a la salud o cualquier otro dato que pueda producir, por su naturaleza o su contexto, algún trato discriminatorio al titular de los datos, información que es suministrada por los colaboradores directamente.

Forma en que se recopilan los datos: El Área de Gestión Humana recoge la información contenida en esta base de datos del proceso de contratación de personal, de la hoja de vida y del examen médico. Los Datos son solicitados a los Titulares a través del Contrato laboral o de prestación de servicios.

1. Finalidades

Salvo los casos exceptuados por la Ley, la información recolectada por BRAIN MASTER GROUP SAS, será tratada con las siguientes finalidades:

5.2.1. Clientes, proveedores y contratistas

• Realizar el debido registro en la empresa de clientes, proveedores o contratistas.

• Generar el seguimiento correspondiente a las obligaciones contraídas; en razón a la relación comercial y/o de servicios que exista entre BRAIN MASTER GROUP SAS y sus clientes, proveedores o contratistas.

• Generar factura(s), acta(s), informe(s) y comunicado(s) correspondiente(s).

• Generar bases de datos para efectos de las declaraciones fiscales y para los diferentes tipos de cobranzas o consultas de información contable.

• Enviar o solicitar cotizaciones sobre los servicios que ofrece BRAIN MASTER GROUP SAS o sobre los procesos de compra desarrollados por el mismo.

• Verificar referencias comerciales y/o de experiencia de contratos suscritos y servicios prestados.

• Realizar el registro en formatos de selección y evaluación de proveedores.

• Procesar pagos y verificar saldos pendientes.

• Enviar al correo físico o electrónico, celular, vía mensajes de texto o a través de cualquier otro medio creado o por crearse información acerca de BRAIN MASTER GROUP SAS.

• Ejecutar campañas publicitarias y/o comerciales de los productos y/o servicios que BRAIN MASTER GROUP SAS ofrece o enviar información sobre cambios que estos puedan llegar a tener en el tiempo.

• Evaluar la calidad del servicio o de los productos ofrecidos por BRAIN MASTER GROUP SAS

• Ejecutar el control, seguimiento, monitoreo y vigilancia para garantizar la seguridad de sus instalaciones.

• Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos de los titulares.

• Transferir la información recolectada a distintas áreas de BRAIN MASTER GROUP SAS cuando ello sea necesario para ejecutar actividades tales como, pero sin limitarse a éstas: recaudo de cartera, cobros administrativos, tesorería, contabilidad, entre otros.

• Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos.

• Cualquier otra actividad de naturaleza legal o que sea necesaria para el desarrollo del objeto social de BRAIN MASTER GROUP SAS

• Capacitar agentes comerciales o funcionarios acerca del objeto social, los productos y/o servicios ofrecidos por BRAIN MASTER GROUP SAS

• Crear y actualizar bases de datos.

• Atención de peticiones, quejas o reclamos acerca de las obligaciones que surgen con base en la relaciones con los proveedores y contratistas; incluyendo pero sin limitarse a ellas: las tributarias y comerciales.

• Realizar encuestas relacionadas con el objeto social de BRAIN MASTER GROUP SAS

• Desarrollar campañas o programas que impliquen el objeto social de BRAIN MASTER GROUP SAS

• Informar oportunidades de empleo o vacantes.

• Controlar y prevenir fraudes.

• Controlar y prevenir lavado de activos y financiación del terrorismo.

• Elaborar reportes a centrales de riesgo, de las obligaciones financieras derivadas de la relación comercial (Información positiva y/o negativa), con previa autorización como lo exigen las normas.

• Cumplir con la normatividad vigente en Colombia.

5.2.2. Empleados

• Seleccionar y vincular personal, incluyendo la verificación de antecedentes y estudios de seguridad.

• Cumplir con las exigencias laborales derivadas de la normatividad vigente o de los contratos personales suscritos, tales como: pago de nómina, afiliaciones, pago de liquidación e indemnización sólo si ésta última aplicare, entre otras.

• Ofrecer beneficios y oportunidades laborales o de crecimiento profesional a través de vacantes disponibles.

• Entregar la información recolectada a terceros con los que la compañía contrate el almacenamiento y administración de los datos personales, bajo los estándares de seguridad y confidencialidad a los cuales estamos obligados. (en caso de que llegue a aplicarse).

• Ofrecer beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos, entre otros.

• Notificar a contactos autorizados en caso de emergencia presentada con alguno de nuestros empleados.

• Realizar seguimiento a las actividades desarrolladas en nombre de BRAIN MASTER GROUP SAS

• Suministrar información a las distintas entidades involucradas con las actividades desarrolladas o a efectuar.

• Capacitar a funcionarios acerca del objeto social, los productos y/o servicios ofrecidos por BRAIN MASTER GROUP SAS

• Crear y actualizar bases de datos.

• Atención de peticiones, quejas o reclamos que surjan con base en la relación laboral, y solicitud de certificaciones laborales

• Realizar encuestas.

• Desarrollar campañas o programas que impliquen el objeto social de BRAIN MASTER GROUP SAS.

• Controlar y prevenir fraudes.

• Controlar y prevenir lavado de activos y financiación del terrorismo.

• Cumplir con la normatividad vigente en Colombia.

6. Derechos que le asisten al titular

De acuerdo con el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, le asisten al titular los siguientes derechos: a.) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido y no haya sido autorizado. b.) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012. c.) Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales. d.) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. e.) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley y a la Constitución. f.) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

7. Deberes de BRAIN MASTER GROUP SAS como responsable del tratamiento

De acuerdo con el Artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, BRAIN MASTER GROUP SAS, como responsable de los datos personales recolectados, deberá: a.) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. b.) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular, excepto cuando la misma no se deba solicitar de conformidad con la normatividad. c.) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. d.) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. e.) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. f.) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada. g.) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento. h.) Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley. i.) Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular. j.) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley. k.) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos. l.) Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. m.) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos. n.) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares. o.) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

8. Deberes de BRAIN MASTER GROUP SAS cuando actúe como encargado del tratamiento

Teniendo en cuenta el Artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, cuando BRAIN MASTER GROUP SAS actúe como encargado del tratamiento, éste deberá: a.) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. b.) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. c.) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la Ley. d.) Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo. e.) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la Ley. f.) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares. g.) Registrar en la base de datos las leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la Ley. h.) Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal. i.) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio. j.) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella. k.) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares. l.) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

9. Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante cualquier titular de la información

Las peticiones, quejas o reclamos relacionadas con el manejo de datos personales y su normatividad, deberán enviarse a:

Razón Social: BRAIN MASTER GROUP SAS

Ciudad de Domicilio: Cali - Valle

Dirección:

Correo Electrónico: gerencia@brainmasterco.com

BRAIN MASTER GROUP SAS recibirá peticiones, quejas y reclamos en la dirección física o electrónica dada a conocer en el presente numeral y dará respuesta a cada una de ellas a través del representante legal de la empresa o el director jurídico o quien haga sus veces. Estas personas estarán disponibles para la atención de peticiones, consultas y reclamos por parte de los titulares y para realizar cualquier actualización, rectificación y supresión de datos personales.

10. Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización

10.1. Consultas

10.1.1. Requisitos a tener en cuenta: a.) La consulta puede ser elevada de manera física o electrónica (al correo electrónico indicado en el aparte denominado como “Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante cualquier titular de la información”), la cual debe contener como mínimo: fecha de solicitud, identificación del titular, narración clara de los hechos que constituyen la consulta o petición, datos de contacto (físico, electrónico y telefónico) para efectos de envío de respuesta. b.) La solicitud debe tener presentación personal ante notario. En el evento de presentarse una consulta de manera electrónica, la presentación personal se debe adjuntar al correo electrónico. c.) La consulta debe venir acompañada con fotocopia legible del documento de identificación del titular. d.) Si la solitud es presentada a través de apoderado, autorizado o representante, se deberá adjuntar el documento autenticado que acredite tal condición y el documento de identificación de éste.

10.1.2. Trámite

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Nota: Las disposiciones contenidas en leyes especiales o los reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del dato personal.

10.2. Reclamos

10.2.1. Requisitos a tener en cuenta: a.) El reclamo puede ser elevado de manera física o electrónica (al correo electrónico indicado en el aparte denominado como “Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante cualquier titular de la información”), el cual debe contener como mínimo: fecha de solicitud, identificación del titular, descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al mismo; datos de contacto (físico, electrónico y telefónico) para efectos de la respuesta y los documentos y demás pruebas pertinentes que quiera hacer valer como sustento de la reclamación. En el evento en que la reclamación sea presentada por un causahabiente, es necesario se presente el registro civil para efectos de acreditar parentesco. b.) La consulta debe venir acompañada con fotocopia legible del documento de identificación del titular. c.) Si la solitud es presentada a través de apoderado, autorizado o representante, se deberá adjuntar el documento autenticado que acredite tal condición y el documento de identificación de éste.

10.2.2. Trámite

a.) El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al responsable del tratamiento o al encargado del tratamiento. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. b.) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. c.) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

11. Aviso de Privacidad

En los casos en los que no sea posible poner a disposición del Titular las políticas de tratamiento de la información, BRAIN MASTER GROUP SAS deberá informar por medio de un aviso de privacidad al titular sobre la existencia de tales políticas y la forma de acceder a las mismas, de manera oportuna y en todo caso a más tardar al momento de la recolección de los datos personales.

11.1. Contenido mínimo del Aviso de Privacidad

El aviso de privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información: (1.) Nombre o razón social y datos de contacto del responsable del tratamiento. (2.) El Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo. (3.) Los derechos que le asisten al titular. (4.) Los mecanismos dispuestos por BRAIN MASTER GROUP SAS para que el titular conozca la política de Tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el Aviso de Privacidad correspondiente. En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la política de Tratamiento de información.

No obstante lo anterior, cuando se recolecten datos personales sensibles, el aviso de privacidad deberá señalar expresamente el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que versen sobre este tipo de datos.

1. Aviso de Privacidad: Esta leyenda se encuentra impresa en todos los formularios o documentos por medio de los cuales se recolecta información de los proveedores, trabajadores, clientes y demás titulares de los datos personales que maneja LA EMPRESA. Cuando se recolectan de manera verbal, esta leyenda es comunicada al Titular de igual forma, y de la autorización se deja constancia a través de medios técnicos dispuestos para el efecto.

Declaro que he leído, entiendo y acepto la información contenida en el aviso de privacidad y la política de tratamiento de datos personales, exhibida en la empresa BRAIN MASTER GROUP SAS, la cual puedo encontrar completa y disponible en la pagina XXXXX

He sido informado sobre mis derechos y los mecanismos para proteger el tratamiento de mis datos personales.

Los datos que he suministrado, serán tratados con la finalidad descrita en la política.

Manifiesto que la presente autorización me fue solicitada y puesta de presente antes de entregar mis datos y que la suscribo de forma libre y voluntaria una vez leída en su totalidad.

Firma: _____________________________

Nombre: __________________________

Identificación: _________________________

Fecha: __________________________

12. Autorización Para la página web:

BRAIN MASTER GROUP SAS declara que protege los datos personales de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012. Con la aceptación de esta autorización usted declara que todos los datos aquí contenidos son exactos y veraces. Los datos personales suministrados por usted son utilizados por BRAIN MASTER GROUP SAS para la venta y prestación de nuestros servicios, atender peticiones, evaluar la calidad de sus productos y servicios, información comercial sobre nuevos productos o servicios, llevar a cabo campañas publicitarias, promociones o concursos de acuerdo con la política de privacidad que podrá ser consultada en el siguiente Política de Manejo y Tratamiento de la Información y Datos Personales.

BRAIN MASTER GROUP SAS garantiza la confidencialidad, libertad, seguridad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida de mis datos y se reservan el derecho de modificar su Política de Manejo y Tratamiento de la Información y Datos Personales en cualquier momento. Cualquier cambio será informado y publicado oportunamente en la página web.

Teniendo en cuenta lo anterior, autorizo de manera voluntaria, previa, explícita, informada e inequívoca a BRAIN MASTER GROUP SAS para tratar mis datos personales de acuerdo con la Política de Manejo y Tratamiento de la Información y Datos Personales de BRAIN MASTER GROUP SAS y para los fines relacionados con su objeto social y en especial para fines legales, contractuales, comerciales descritos en la Política de Manejo y Tratamiento de la Información y Datos Personales de BRAIN MASTER GROUP SAS.

Firma: _________________________________

Nombre: _______________________________

Identificación: _______________________

Fecha: ___________________________________

13. Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato De acuerdo al artículo 8 del Decreto 1377, LA EMPRESA ha dispuesto un mecanismo gratuito y ágil a través del cual el Titular puede en todo momento, y siempre que no medie un deber legal o contractual que así lo impida, solicitar a LA EMPRESA la supresión de los datos personales y/o revocar la autorización que ha otorgado para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de una solicitud .

Si vencido el término legal respectivo, LA EMPRESA no elimina de las bases de datos los datos personales del Titular que lo solicitó, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales.

14. Modificación de la Política de tratamiento

LA EMPRESA informará a los titulares de Datos en caso de presentarse cambios sustanciales en el contenido de este Manual de Políticas de Tratamiento de Datos Personales, referidos a la identificación del Responsable y/o Encargado y a la finalidad del Tratamiento de los datos personales, los cuales puedan afectar el contenido de la autorización que los titulares han otorgado LA EMPRESA; Asimismo se le comunicará a los titulares sobre dichos cambios antes o a más tardar al momento de la implementación de las nuevas políticas. Además, cuando el cambio se refiera a la finalidad del Tratamiento de los datos personales, LA EMPRESA obtendrá una nueva autorización de parte de los titulares. Para ello hemos dispuesto en los sitios web LA EMPRESA nuestros canales web: XXXXX, a través de los cuales se le informará sobre el cambio y se pondrá a su disposición la última versión de este manual o los mecanismos habilitados por LA EMPRESA para obtener una copia de la misma.

15. Entrada en vigencia de la Política de Tratamiento.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales fue creada el día Primero (1) del mes de diciembre de 2023 y empieza a regir a partir del Primero (1) del mes de diciembre de 2023.

_____________________

BRAIN MASTER GROUP SAS

NIT. 901.707.794-3

Representante legal: SARA MADRIÑAN PALACIO

C.C. 1144098683

Correo: gerencia@brainmasterco.com

MANUAL INTERNO DE MANEJO DE DATOS SEGÚN LA POLITICA DE PROTECCION DE DATOS DE LA EMPRESA

TABLA DE CONTENIDO

Descripción

Disposiciones Generales
Identificación
Definiciones
Principios
Tratamiento al cual serán sometidos los datos y finalidad de los mismos

5.1. Tratamiento de los Datos Personales

5.1.1. Datos de carácter público

5.1.2. Datos Sensibles

5.1.3. Datos de niños, niñas y adolescentes:

5.1.4. Datos de empleados

Finalidades

5.2.1. Clientes, proveedores y contratistas

5.2.2. Empleados

Derechos que le asisten al titular
Deberes de BRAIN MASTER GROUP SAS como responsable del tratamiento
Deberes de BRAIN MASTER GROUP SAS cuando actúe como encargado del tratamiento
Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos

10. Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización .

10.1. Consultas

10.1.1. Requisitos a tener en cuenta

10.1.2. Trámite

10.2. Reclamos

10.2.1. Requisitos a tener en cuenta

10.2.2. Trámite

11. Aviso de Privacidad

11.1 Contenido mínimo del Aviso de Privacidad

Aviso de Privacidad - leyenda

12. Autorización Para la página web

13.Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato

14. Modificación de la Política de tratamiento

15. Entrada en vigencia de la Política de Tratamiento.