Este mes en El Club sacamos un recurso que se llama ¿Cómo carajos cobrar bien? Ahí está todo lo de ponerle precio al trabajo: cómo sacar tu piso, cómo armar un tarifario que no tengás que defender cada semana, qué contestar cuando te dicen “está muy caro”. Si no lo has bajado, bajalo, porque este artículo arranca donde ese termina.

Porque hay una parte de la que casi nadie habla: ya cotizaste bien, el cliente dijo que sí, hiciste el trabajo… y la plata no llega. O llega a los 90 días. O llega después de cinco mensajes que te da pena mandar. Y ahí es donde muchos freelancers y agencias chiquitas se quiebran, no por cobrar barato, sino por no saber cobrar la plata que ya se ganaron.

Yo tuve un cliente hace años que me pagaba siempre, pero siempre tarde. Dos, tres meses. Y yo lo aguantaba porque “era buen cliente”. Hasta que un diciembre me tocó pedir prestado para pagarle al equipo mientras ese cliente me debía como cuatro meses. Ese día entendí que un cliente que paga tarde no es un buen cliente. Es un préstamo sin intereses que vos le estás haciendo a una empresa más grande que la tuya.

Entonces vamos por partes, porque esto tiene más de contabilidad y de conversaciones incómodas que de creatividad. Pero es lo que hace que la agencia siga existiendo el año entrante.

Lo que tiene que quedar por escrito antes de arrancar

No te voy a decir que hagás un contrato de veinte páginas, porque sé que no lo vas a hacer. Pero sí hay cinco cosas que tienen que quedar escritas en algún lado, así sea en el correo donde el cliente dice “listo, arranquemos”: qué se va a entregar y cuánto, cuánto vale, cuándo se paga y cómo, qué pasa si se piden cosas por fuera, y de quién son los archivos hasta que esté pago.

Suena básico. Pero la mayoría de las peleas por plata que he visto entre freelancers y clientes no son porque el cliente sea mala gente. Son porque nunca quedó claro cuándo era “cuando”. “Te pago cuando salga el video” para el cliente puede ser cuando lo apruebe legal, y para vos era cuando lo entregaste. Escribí la fecha. Una fecha, no un evento.

Y si el cliente es una empresa mediana o grande, pedí la orden de compra o el contrato antes de mover un dedo. No es desconfianza, es que sin ese papel el área de compras de esa empresa no te va a pagar nunca, así el gerente te adore.

Cuenta de cobro o factura: el papel que decide si te pagan rápido

Esto es súper colombiano y a mucha gente le da pereza, pero es lo que más retrasa pagos.

Si sos persona natural y no estás obligado a facturar (en general, si tus ingresos del año no pasan de 3.500 UVT, que en 2026 son más o menos 183 millones de pesos, y no sos responsable de IVA), podés cobrar con cuenta de cobro. Es un documento simple: tus datos, los del cliente, qué hiciste, cuánto vale, fecha y firma. Ojo, no es un documento tributario, entonces la empresa que te paga tiene que generar un “documento soporte” por su lado para poder deducir ese gasto. Si el contador del cliente no sabe eso, te van a tener el pago frenado semanas. Aprendé a explicarlo vos.

Si ya pasás ese tope, sos responsable de IVA o tenés empresa constituida, tenés que facturar electrónicamente, sí o sí. Y acá viene lo importante: el reloj del pago arranca cuando la factura está bien hecha. Si le falta el NIT, si el concepto no coincide con la orden de compra, si la mandaste al correo equivocado, el plazo se pausa hasta que la corrijas. He visto pagos que se atrasan un mes entero por una factura que se rechazó y nadie avisó. Preguntá siempre a qué correo va, con qué referencia y si necesitan algún anexo, antes de emitirla.

Un consejo que me hubiera ahorrado plata: tené un contador desde el primer mes que facturés. No cuando “crezcás”. La factura mal hecha te cuesta más que el contador.

Los 45 días existen, aunque tu cliente no lo sepa

Hay una ley en Colombia que se llama Ley de Plazos Justos (Ley 2024 de 2020). Dice que cuando una empresa grande le compra a una micro, pequeña o mediana empresa (y una agencia chiquita o un freelancer con empresa son mipymes), tiene que pagar máximo a 45 días calendario desde que se entregó el servicio y la factura quedó bien. Con entidades del Estado son 60. Si se pasan, desde el día 46 deben intereses de mora.

¿Eso significa que todo el mundo te va a pagar a 45 días? No. Muchas empresas siguen con sus “políticas de pago a 60 o 90 días” porque nadie les dice nada. Pero cuando en la negociación te salgan con eso, ya sabés que podés responder, tranquilo y sin pelear: “Nosotros manejamos 30 días, y de todas maneras la ley de plazos justos pone el máximo en 45”. Solo con nombrar la ley cambia la conversación, porque el área de compras sí sabe que existe.

Y si sos vos el que le paga a otros (al camarógrafo, al ilustrador, al editor), pagales rápido. Lo que le exigís a tus clientes, dalo al equipo que te hace quedar bien.

El flujo de caja: por qué podés tener clientes y no tener plata

Esto me lo explicó un contador con un dibujo en una servilleta y me cambió la agencia.

Podés tener cinco clientes buenos, que pagan completo, y estar quebrado. ¿Cómo? Porque vos pagás nómina el 30, arriendo el 5 y suscripciones el 10, pero tus clientes te pagan el 15 del mes siguiente, o “cuando pase el corte”. Entonces cada mes estás financiando un mes entero de operación con tu tarjeta de crédito o con tus ahorros. Eso no es un problema de precio. Es un problema de fechas.

Lo que hicimos: todos los retainers se cobran por adelantado, los primeros cinco días del mes. Los proyectos, con anticipo al firmar y saldo contra entrega, no contra publicación ni contra aprobación de legal. Y una regla que suena dura pero nos salvó: no arrancamos el mes siguiente si el anterior no está pago. No es un castigo, es que no podemos pagarle al equipo con promesas.

Si querés saber cómo estás, hacé este ejercicio una vez: escribí en una columna todo lo que tenés que pagar este mes con su fecha, y en otra todo lo que te van a pagar con su fecha real (no la que te gustaría). Si la plata entra después de que sale, ahí está el hueco, y no se tapa cobrando más caro, se tapa moviendo fechas.

Cuando se atrasan: la escalera de cobro

Esta es la parte que a todo el mundo le da pena. A mí también me daba. Hasta que entendí que cobrar lo que ya trabajaste no es pedir un favor, es lo normal, y que el cliente que se ofende porque le cobrás es justamente el que no quería pagarte.

Así funciona nuestra escalera, y funciona porque es la misma siempre, no depende de si me caen bien:

El día del vencimiento, un mensaje corto y sin drama: “Hola, te recuerdo que hoy vence la factura tal por tal valor. ¿Me confirmás la fecha de pago?”. Sin “disculpá la molestia”, sin “cuando puedas”. Es un recordatorio, no una súplica.

Al día 8, otro mensaje, ya pidiendo una fecha concreta: “No hemos recibido el pago de la factura tal. ¿Para qué fecha queda programado?”. Si te dicen “esta semana”, anotá el día y volvé ese día.

Al día 15, llamada. No mensaje, llamada. Y si el cliente es empresa, la llamada es al área de pagos, no al gerente que te contrató, porque él no es quien firma la transferencia.

Al día 30, se pausa el trabajo. Se avisa por escrito, con respeto: “Como la factura de tal mes sigue pendiente, pausamos las entregas hasta que se regularice. Retomamos el mismo día que entre el pago”. Esto es lo que más miedo da y lo que más funciona. Nunca, en todos estos años, un cliente que quería seguir trabajando con nosotros dejó de pagar después de ese mensaje.

Y sobre los intereses de mora: podés cobrarlos, la ley te respalda. Nosotros casi nunca lo hacemos porque preferimos cerrar la relación bien. Pero que el cliente sepa que existen, en el contrato, es lo que hace que no lleguemos ahí.

La cuenta que hay que mirar cada mes

Hay una cosa que el PDF te enseña a calcular al principio, el piso, y otra que tenés que revisar todos los meses aunque ya cobrés bien: cuánto te dejó de verdad cada cliente.

Sumá las horas reales que le dedicaste ese mes (las de reuniones y correcciones también, esas son las que se esconden) y dividí lo que te pagó entre esas horas. Vas a encontrar dos sorpresas. Una: el cliente que más paga casi nunca es el más rentable, porque es el que más horas se come. Dos: hay un cliente chiquito que casi no da trabajo y por hora te está pagando mejor que todos. Ese es el tipo de cliente que tenés que buscar más, y no lo sabías porque solo mirabas la factura.

Con esa cuenta en la mano es que se toman las decisiones de las que hablamos en el recurso: a quién subirle, con quién renegociar alcance y a quién, con mucho cariño, dejar ir.

Antes de que cerrés esta pestaña

Te voy a dejar la lista que tenemos pegada en la agencia, por si te sirve tal cual:

Qué se entrega, cuánto vale, cuándo se paga: escrito antes de arrancar. Orden de compra o contrato si el cliente es empresa. Factura o cuenta de cobro bien hecha, al correo correcto, con la referencia correcta. Retainers por adelantado, proyectos con anticipo y saldo contra entrega. Recordatorio el día del vencimiento, fecha concreta al día 8, llamada al 15, pausa al 30. Y una vez al mes, horas reales contra plata real, cliente por cliente.

Nada de esto es creativo, ya sé. Pero el trabajo creativo que tanto nos gusta solo existe si la agencia sigue abierta, y la agencia sigue abierta si la plata entra cuando tiene que entrar.

Si todavía no tenés el recurso, descargá ¿Cómo carajos cobrar bien? en El Club de los Marketeros Incomprendidos: ahí está la parte de antes, la de ponerle el precio correcto al trabajo. Este artículo es la parte de después. Con las dos, ya no te deberían coger fuera de base.

Con amor, Sara.